بهترین چارت سازمانی میبایست چه ویژگی‌هایی داشته باشد!
نمودارهای سازمانی (یا نمودارهای سلسله مراتبی) شاخص گرافیکی ساختار یک سازمان محسوب می‌شوند. هدف آنها نشان دادن روابط و سلسله مراتب شغلی در یک سازمان است. نام‌ها و عناوین کارمندان و یا موقعیت‌های شغلی معمولاً در باکس‌ها یا دایره‌هایی با خطوطی که آنها را به سایر کارمندان و بخش‌ها مرتبط میکند، نشان داده میشود. با نگاهی به نمودار سازمانی یک شرکت، افراد میتوانند درک سریع و دقیقی از نحوه طراحی سازمان، تعداد سطوح آن و موقعیت هر یک از کارکنان در سازمان داشته باشند. اما بهترین نمودار چارت سازمانی میبایست چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا بتوان همیشه به عنوان یک سند داینامیک و یک نمودار چارت سازمانی هوشمند از آن استفاده کرد؟
هدف نمودارهای سازمانی:
در گذشته، نمودارهای سازمانی در درجه اول توسط منابع انسانی، رهبران مشاغل و کارمندان جدید مورد استفاده قرار می‌گرفت. زمانی که کارمند جدیدی استخدام می‌شد و یا کارمندانی موقعیت سازمانی خود را تغییر می‌دادند. HR یا همان منابع انسانی معمولاً مسئولیت حفظ نمودار چارت سازمانی را بر عهده دارند. وقتی سایر واحدهای تجاری به نمودار org نیاز دارند، آنها میدانند که به چه کسی مراجعه کنند. رهبران مشاغل از چندین نمودار سازمانی در موارد مختلفی استفاده کرده و موقعیت‌های شغلی را مشخص میکنند. یک کارمند موقعیت‌های دیگری را برای تغییر و ارتقاء، پیش روی خود می‌بیند.
برای فرد جدیدی که تازه به یک سازمان وارد شده، نمودار سازمانی میتواند یک امر حیاتی به حساب آید. به این دلیل که این فرد میتواند دقیقاً درک کند که به عنوان یک فرد جدید، دقیقاً کجای نمودار سازمانی بنگاه جای خواهد گرفت. کارمندان جدید، نام‌ها و عناوین را مدام فراموش میکنند، ازاینرو نمودار چارت سازمانی به این افراد کمک میکند تا بفهمند عنوان هر فرد چیست. هر فرد میتواند نام همکاران، عناوین و افراد تازه استخدام شده را بداند و نمودار سازمانی میتواند یک منبع عالی برای شناخت افراد باشد. در حقیقت، هر کارمند میتواند به راحتی از نام همکاران، عکس‌ها و پروفایل‌های حرفه‌ای و شخصی آنها مطلع شود.
چالش‌های پیش روی نمودارهای سازمانی سنتی و قدیمی:
با این حال، در رابطه با نمودارهای سنتی سازمانی مشکلات مختلفی وجود دارد. از جمله مهمترین آنها این است که تا همین اواخر، یک سند استایک بود. افراد یک سازمان ممکن است فراموش کرده و یا وقت کافی برای بهروزرسانی این چارتهای سازمانی را نداشته باشند، به ویژه هنگامی که یک شرکت یا سازمان به سرعت در حال رشد بوده و به طور مرتب هزینه‌های آنها در حال افزایش است. بنابراین این نوع نمودارهای سازمانی سنتی به سرعت قدیمی شده و نمیتوان از آن به عنوان یک سند به روز استفاده کرد. هر موقعیت شغلی که اضافه شده یا تغییر کند نیاز به ویرایش دستی داشته، ازاینرو میبایست یک سند جدید سازماندهی شود.
نتیجه همه این ویرایشهای مورد نیاز، تغییر در درک سودمندی نمودار است. همه میدانند این نمیتواند روش سودمندی باشد، بنابراین یا با دادههای غیر سودمند کار میکنند یا تصمیم میگیرند که از آن استفاده نکنند. به جای اینکه شاخصی از یک سازمان باشد تنها یک سند تئوریک خواهد بود. بنابراین رهبران مشاغل نمی‌توانند برای اتخاذ یک تصمیم درست به عنوان یک سند درست به آن استناد کنند. همه این تغییرات باعث میشود که درک رهبران مشاغل نسبت به سودمندی این نمودارها کاهش یافته و به این نتیجه برسند که از این نمودارها استفاده نکنند.
مسئله دیگر در مورد ابزارهای منسوخ این است که آنها در تنظیم یک ساختار سازمانی خلاقانه‌تر و مترقی‌تر و هوشمند موجود در بسیاری از شرکت‌های مدرن، مشکل دارند.
مسئله دیگر در مورد ابزارهای منسوخ این است که آنها در تنظیم یک ساختار سازمانی خلاقانه‌تر و مترقی‌تر و هوشمند موجود در بسیاری از شرکت‌های مدرن، مشکل دارند. این سازمان‌ها فرهنگ همکاری متقابل دارند که همه را ترغیب به انجام کار میکند. در تیم‌های مختلفی کار کنند و استعدادهای خود را در هر کجا میتوانند به بهترین شکل ممکن ارائه دهند. به جای انبار انسانی، این شرکتها “تیمی از تیم‌ها” هستند. اگرچه این طرح ممکن است نوآوری، خلاقیت و همکاری را تقویت کند اما نمودار های سنتی نمی تواند به خوبی ساختار این گونه شرکتها را ترسیم کند. پس این سوال پیش می‌آید که چگونه می‌توانید نموداری را برای نمایش ساختار اینگونه شرکتها ترسیم کرد؟
خوشبختانه، با فناوری‌های نوظهور و هوشمند، نمودارهای سازمانی وارد این عصر هوشمند دیجیتال شده‌اند. چارتهای سازمانی مدرن میتوانند چیزی پیش از خطوطی باشند که یک نمودار را ترسیم میکنند. برای مثال، نرم‌افزار org chart همه‌ی مشکلات مرتبط با Visio و PowerPoint را حل میکند، به عنوان مثال، ویژگی‌هایی اضافه میکند که هر کارمند میتواند از آن قدردانی کند. تنها نمیتوان آن را یک ابزار مدیریتی دانست. در واقع برخی از نرم‌افزارها به خوبی میتوانند یک نمودار چارت سازمانی هوشمند را ایجاد کنند.
مزایای استفاده از نرمافزارهای چارت سازمانی مدرن:
از آنجایی که نرمافزارهای مدرن نمودار چارت سازمانی اغلب یک برنامه مبتنی بر فضای ابری است، هر ویرایش به صورت خودکار و به صورت آنی ذخیره میشود و تنها نسخه جدید آن منتشر میشود. در زمان بهروزرسانی، نیازی به استفاده از HR یا منابع انسانی به تنهایی نیست. در حقیقت، امروزه تکنولوژی هوشمند میتواند دادهها را با سایر سیستمهای HR داخلی همگامسازی کرده تا اطمینان حاصل شود که نمودار org یا نمودار چارت سازمانی همیشه به روز است. کارمندان و مدیران میتوانند به همین راحتی وارد برنامه شده و تغییراتی در آن ایجاد کنند.
کارمندان میتوانند عکسهای مهم را بارگذاری کنند یا با حقایق موبوط به خود خلاقیت به خرج دهند. شرکتها حتی میتوانند به این چارتهای سازمانی تم طنز داده تا از حالت رسمی بودن خارج شوند. این شرکتها میتوانند از کارمندان بخواهند، عکسی از خود را با پیراهن تیم مورد علاقه خود، حیوان خانگی محبوب و یا از سرگرمی مورد علاقه خود بارگذاری کنند. این تصاویر میتواند یک روش عالی برای کارکنان باشد تا بعد شخصیتی دیگری را از خود به نمایش گذارند. به آنها کمک کرده تا عنوان شغلی خود را انسانی‌تر کرده و این امر گفتگو بین همکاران را ترغیب میکند.
فراتر از عناوین شغلی، این نرمافزارهای هوشمند فرصت‌هایی را در اختیار سازمان‌ها قرار خواهد داد تا فیلد‌های سفارشی دیگری را نیز اضافه کنند. آموزش گذشته، پروژه‌های جاری، فیلد«از من بپرسید»و… آموزش‌های مرتبط و مجموعه مهارت‌های خاص، تنها چند نمونه این موارد هستند.
موارد استفاده از نمودارهای چارت سازمانی و یا بهترین نمودار چارت سازمانی:
روش استفاده هر سازمان از نمودارهای سازمانی با هم فرق میکند استفاده از چارتهای سازمانی جدید و هوشمند مسیری از تکنولوژی است که موارد بیشتری را برای مدیریت بهتر سازمان در اختیار شما قرار میدهد. در اینجا به مواردی اشاره خواهیم کرد که میتواند نشان دهد، در برخی موارد تا چه میزان یک نمودار سازمانی میتواند مفید باشد.
استخدام نیروی جدید:
هنگامی که یک شرکت، کارمند جدیدی را استخدام میکند، روند ورود به سیستم و آشنا شدن با سیستم اغلب کند است. کارمند جدید حتی ممکن است بگوید که دردناک است. چرا؟ یادگیری و پیدا کردن مسیر خود در یک سازمان به اندازه کافی سخت بوده، اما این نکته که شما چه کسی را میبایست خوب بشناسید مورد دیگری است. مطالعات نشان میدهد که یکی از بزرگترین چالش‌های یک نیروی جدید در یک سازمان، شناخت همکاران بوده و اینکه هر کسی دقیقا چه کاری را انجام میدهد. آشنایی روزانه با ده‌ها نفر میتواند بسیار طاقت‌فرسا، گیج‌کننده و حتی ناامید‌کننده باشد. بیشتر کارمندان جدید دقیقاً می‌خواهد بسیار تاثیر‌گذار باشند؛ اما برای اطلاعات و کمک گرفتن نمی‌دانند دقیقاً سراغ چه کسی بروند. یک نمودار چارت سازمانی هوشمند و یا داینامیک دقیقاً چیزی است که این روند را برای یک کارمند جدید آسان میکند.
تعامل بهتر با کارمندان دورکار:
نیروی کار امروز با حتی یک دهه قبل تفاوت قابلتوجهی دارد. به گزارش گالوپ، دورکاری از ۱۰ درصد در سال ۲۰۰۸ به ۳۷ درصد در سال ۲۰۱۵ رسیده است. بیشتر شرکتها به کارمندان اجازه می‌دهند خارج از شرکت کار کنند و یا ساختار نیروی کار پراکنده دارند. به ندرت اتفاق می‌افتد که این افراد حتی به شرکت قدم گذارند و این امر حس بودن در تیم را دشوار میکند.
در حالی که شرکت‌هایی که محیط کار و ساعت‌های کاری انعطاف‌پذیر‌تری ارائه می‌دهند، احتمال بیشتری برای جذب کارکنان عالی دارند. کمک به آنها برای ارتباط با همکاران دشوار است. برای مثال برخی از نرمافزارهای نمودار چارت سازمانی یکی از راه‌هایی است که سازمان‌ها میتوانند یک تیم مجازی را با هم متحد کنند. از آنجا که هر کارمند اطلاعات مفصلی درباره دیگر کارمندان در تلفن همراه خود دارد، میتواند به سرعت آنها را پیدا کرده و با آنها ارتباط برقرار کند. آنها میتوانند عکسهای خود را ببینند، پروفایل‌های خود را بخوانند و جزئیات بیشتری برای ارتباط در یک سطح شخصی‌تر پیدا کنند. دور بودن دیگر به معنای تنها بودن نیست. با یک نمودار چارت سازمانی هوشمند می‌توان افراد یک تیم را از کیلومترها با هم متحد کرد.
افزایش بهرهوری کارمندان:
کارمندان هر روز ساعتها به جستجوی افراد و اطلاعات میپردازند. اگر تعلاملات روزانه هر کارمند که با کارمند دیگر را در نظر بگیرید، تعداد ساعات تلف شده بصورت نمایی افزایش مییابد. یک مطالعه نشان میدهد که هر فرد به طور میانگین ۲.۵ ساعت در هفته صرف جستجوی افراد و اطلاعات میکنند. این تأثیر قابلتوجهی بر بهرهوری و سودمندی دارد.
نرمافزارهای Org chart به افراد کمک میکند تا افراد مورد نظر خود را پیدا کرده، حتی اگر مطمئن نیستند به دنبال چه کسانی هستند. به عنوان مثال یک فرد در امور مالی باید با کسی در منابع انسانی صحبت کند؛ اما آنها دقیقاً آن فرد را نمی‌شناسند، با وارد کردن چند کلمه کلیدی در کادر جستجو، مشابه گوگل، آنها میتوانند به سرعت هر فردی را به کلمات جست‌و‌جو شده مطابقت دارد را در HR پیدا کنند. سپس آنها میتوانند در هر پروفایل HR عمیق‌تر جستجو کرده تا سرچ خود را محدودتر کنند و فرد مورد نظر خود را پیدا کنند. آنها به جای ارسال ایمیل و قطع کار همکار خود برای درخواست این اطلاعات، در هر زمان که بخواهند میتوانند با آنها دسترسی داشته باشند.
تقویت روحیه کارمندان و افزایش بهرهوری آنها:
مطالعات نشان داده‌اند که آنچه مردم را خوشحال میکند درآمد آنها نیست، بلکه ارتباطات سالم آنهاست. محل کار یکی از این موارد محسوب میشود، اما هنوز هم بسیاری از افراد در کار احساس انزوا میکنند. حدود ۷۰ درصد افراد معتقداند شاد بودن محیط کار و رضایت از آن مهمترین عنصر برای یک زندگی شاد است.
مدیران یک سازمان میتوانند با ایجاد بستری مناسب برای ایجاد روابط مناسب در بین کارکنان خود تأثیر بسزایی در زندگی آنان داشته باشند. نمودارهای مدرن و یک نمودار چارت سازمانی هوشمند به افراد کمک میکند تا به روش‌هایی با هم ارتباط برقرار کنند که هیچ برنامه‌ای دیگری قادر نیست این کار را انجام دهد. این نرم‌افزارها اطلاعاتی را در اختیار آنها قرار می‌دهند تا بتوانند با تعامل بیشتر بهرهوری خود را بالا ببرند.
پیدا کردن فرصت‌های رشد کارمندان:
یکی دیگر از عواملی که باعث رضایت کارمندان میشود، فرصت‌های رشدی است که برای آنها در یک سازمان فراهم میشود. گالوپ دریافت که فرصت‌های رشد یکی از سه عامل اصلی برای حفظ رضایمندی کارمندان است. نرمافزارهای Org chart یا چارت سازمانی به همه افراد سازمان کمک میکند تا مهارت‌های موجودی را که در بخش خود در دسترس نیست را پیدا کنند. تنها به این روش هوشمندانه است که استعدادها به طور ناگهانی شکوفا شده و به کارکنان انعطاف‌پذیری بیشتری میدهد تا از استعدادها و توانایی‌های خود در بخش‌های مختلف و سازمان استفاده کنند.
با این حال همه چیز با ارتباط شروع میشود. هر کارمند در شرکت باید بداند که دقیقاً شرکت از او چه انتظاری داشته و میبایست چه کاری انجام دهد. نقش او در موفقیت کلی شرکت چه قدر تأثیر داشته و فرصت رشد مهارت‌های او دقیقاً در کجا قرار دارد. شرکتها باید نقش‌ها و مسیرهای رشد فردی را تعریف کرده تا فرصت رشد را برای کارمندان خود فراهم آورند و سپس آموزش‌های لازم برای رسیدن به آن اهداف فراهم شود.
در ادامه به ۱۰ نکته در رابطه با تهیه بهترین نمودار چارت سازمانی یا یک نمودار چارت سازمانی هوشمند خواهیم پرداخت:
۴- دستیاران را با یک نوار کناری در زیر باکس مدیر نشان دهید.
۵- عنوان شغلی را ابتدا ذکر کرده، سپس نام شخصی که آن مسئولیت را بر عهده دارد را ذکر کنید.
۶- مدیران را با دو عنوان در دو باکس مختلف در نمودار نشان دهید.
۷- برخی اوقات از خطوط نقطه چین استفاده کنید.
گاهی اوقات نمایش روابط با یک خط نقطه چین متصل به جعبه‌های دو موقعیت میتواند مفید بسیار باشد. به عنوان مثال ممکن است یک دستیار به صورت مشترک با سه مدیر کار کند.
۸- با وارد کردن دادههای کارمندان نمودار خود را بطور خودکار رسم کنید.
برخی از برنامه‌های نرم‌افزاری، نمودار سازمانی شما را خودکار و یا هوشمند میکنند. با استفاده از نرمافزارهای مختلف می‌توانید به جای استفاده از یک نمودار استاتیک یک نمودار چارت سازمانی هوشمند در دست داشته باشید.
این کار با وارد کردن پرونده داده صورت می‌گیرد که عنوان هر شغل، نام شخصی که آن پست شغلی را به عهده دارد و مدیر مربوطه آن در هر سطر نشان داده میشود. می‌توانید یکی از این موارد را در یک برنامه گسترده، مانند Excel® ایجاد کرده و یا از نرم‌افزاری‌های دیگر استفاده کنید.
۹- برای اطلاعات بیشتر، نسخه آنلاین نمودار خود را لینک‌دهی کنید.
بیشتر مردم با چاپ چارت سازمانی روی کاغذ آشنا هستند، اما توزیع آنها به صورت آنلاین میتواند بسیار مفیدتر باشد. هر دو به شما اجازه می‌دهند ساختار یک سازمان را دیده و اسامی و عناوین افرادی را که در آن فعالیت میکنند بخوانید، اما فقط یک نمودار آنلاین و یا یک نمودار سازمانی هوشمند به شما امکان میدهد تا با آن تعامل داشته باشید.
اگر می‌خواهید بدانید دستیار VP از فروش چه کسی است، می‌توانید از نمودار org اطلاعات کسب کنید. اگر می‌خواهید با او تماس بگیرید، می‌توانید نام او را سرچ کنید، اما پس از آن باید آدرس ایمیل خود را جستجو کنید. با داشتن نمودار آنلاین، نام وی میتواند مستقیماً به آدرس ایمیل وی پیوند داده شود، به طوری که با کلیک بر روی آن، یک ایمیل به صورت خودکار به وی وارد میشود. موقعیت‌ها همچنین میتوانند به سایر اسناد، مانند توضیحات شغلی یا حتی سوابق موجود در بانک اطلاعات کارمندان، پیوند داده شوند. نمودار org شما میتواند به یک رابط تصویری برای اطلاعات دقیق‌تر تبدیل شود.
۱۰- نمودارهای بزرگ را به چندین نمودار مرتبط کوچکتر تقسیم کنید.
سه نکته کلیدی برای طراحی بهترین نمودار چارت سازمانی :
۱- میبایست همه کارمندان شرکت را در برگیرد.
۲- شفاف باشد. به طوری که شما با یک نگاه ساده به نمودار چارت سازمانی دریابید که روند فعالیت شرکت به چه صورت است.
۳- چارت سازمانی در هر زمان و در هر مکان میبایست برای همه در دسترس باشد.
سوالات متداول
هدف از طراحی نمودار سازمانی چیست؟
✔️ در گذشته، نمودارهای سازمانی در درجه اول توسط منابع انسانی، رهبران مشاغل و کارمندان جدید مورد استفاده قرار می‌گرفت. زمانی که کارمند جدیدی استخدام می‌شد و یا کارمندانی موقعیت سازمانی خود را تغییر می‌دادند HR یا همان منابع انسانی معمولاً مسئولیت حفظ نمودار چارت سازمانی را بر عهده دارند. وقتی سایر واحدهای تجاری به نمودار org نیاز دارند، آنها میدانند که به چه کسی مراجعه کنند. رهبران مشاغل از چندین نمودار سازمانی در موارد مختلفی استفاده کرده و موقعیت‌های شغلی را مشخص میکنند. یک کارمند موقعیت‌های دیگری را برای تغییر و ارتقاء، پیش روی خود می‌بیند.
مشکل نمودارهای سازمانی سنتی و قدیمی چیست؟
✔️ نوع نمودارهای سازمانی سنتی به سرعت قدیمی شده و نمیتوان از آن به عنوان یک سند به روز استفاده کرد. هر موقعیت شغلی که اضافه شده یا تغییر کند نیاز به ویرایش دستی داشته، ازاینرو میبایست یک سند جدید سازماندهی شود. نتیجه همه این ویرایشهای مورد نیاز، تغییر در درک سودمندی نمودار است. همه میدانند این نمیتواند روش سودمندی باشد، بنابراین یا با دادههای غیر سودمند کار میکنند یا تصمیم میگیرند که از آن استفاده نکنند.
استفاده از نرمافزارهای چارت سازمانی مدرن چه مزایایی دارد؟
✔️ از آنجایی که نرمافزارهای مدرن نمودار چارت سازمانی اغلب یک برنامه مبتنی بر فضای ابری است، هر ویرایش به صورت خودکار و به صورت آنی ذخیره میشود و تنها نسخه جدید آن منتشر میشود. در زمان بهروزرسانی، نیازی به استفاده از HR یا منابع انسانی به تنهایی نیست. در حقیقت، امروزه تکنولوژی هوشمند میتواند دادهها را با سایر سیستمهای HR داخلی همگامسازی کرده تا اطمینان حاصل شود که نمودار org یا نمودار چارت سازمانی همیشه به روز است. کارمندان میتوانند عکسهای مهم را بارگذاری کنند یا با حقایق موبوط به خود خلاقیت به خرج دهند. شرکتها حتی میتوانند به این چارتهای سازمانی تم طنز داده تا از حالت رسمی بودن خارج شوند.
چارت سازمانی چه تأثیری روی افزایش بهره وری کارمندان دارد؟
✔️ کارمندان هر روز ساعتها به جستجوی افراد و اطلاعات میپردازند. اگر تعلاملات روزانه هر کارمند که با کارمند دیگر را در نظر بگیرید، تعداد ساعات تلف شده بصورت نمایی افزایش مییابد. یک مطالعه نشان میدهد که هر فرد به طور میانگین ۲.۵ ساعت در هفته صرف جستجوی افراد و اطلاعات میکنند. این تأثیر قابلتوجهی بر بهرهوری و سودمندی دارد. نرمافزارهای Org chart به افراد کمک میکند تا افراد مورد نظر خود را پیدا کرده، حتی اگر مطمئن نیستند به دنبال چه کسانی هستند.
